【情境】
朝阳甘泉饮料食品有限公司主要生产增强人体免疫力和抗疲劳的功能性饮料,该企业有15年的发展历史,产值8000万元,员工人数350人。
朝阳甘泉饮料食品有限公司以往的营销模范式主要是分地区代理销售制,产品主要销往全国5个省份。但由于代理商品的市场渠道以及人员与厂家的要求差距较大,还由于厂家与生产商同利不同心的原因,代理商求短利,盘剥广告、进店费的现象比较普遍。这在很大程度上弱化了生产企业的资金投入效果,企业市场投入与资金回报的比例严重失衡。
随着互联网时代的冲击与带动,企业为了改变现状,公司董事会决定:调整传统经营思路,将传统行业与互联网意识相结合,一方面在线上加大产品的宣传推广力度,拓宽线上销售渠道;另一方面在产品质量、产品系列、产品包装、价格体系等方面均做了适应性改进,产品系列更加丰富合理,变产品单一为高中低端产品为一体的产品体系;另外,鉴于部分城市代理合同即将到期,到期后将不再续约,计划先在东北三省辽、吉、黑市场率先尝试线上与线下营销相结合的产供销一条龙的厂家直营模式。
你是王飞,是刚刚上任的人力资源经理,受命于企业关键转型期。目前企业在关键岗位急需一批有同行业工作经验的分公司管理人员、营销区域主管以及相关配套人员,以尽量缓解因具体规定人力资源存量不足而带来的人才荒。董事长兼总经理李秀丽非常重视人力资源工作,对你的期望值也很高,你的部门下属有5位专员,分别负责招聘、培训、绩效、薪酬和劳动关系管理工作。
今天是11月22日,现在是下午2点,你提前来到办公室,秘书己经将你需要处理的文件、信函、邮件和电话录音整理好,入在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在一个半小时内处理好这些文件,并做出批示。下午4点在公议室还有一个重要会议需要你主持。另外,很抱歉,由于电话线路正在维修,你在处理文件的过程中,没有办法与外界通话。
好,你可以开始工作了,祝你一切顺利!
【任务】
在接下来的90分钟内,请您查阅文件筐中的各种文件,并用如下文件处理列表作业样例,给出您对每个文件的处理思路,并做出书面表达。
具体答题要求是:
1.请您给出处理问题的思路,并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图。
2.在处理文件的过程中,请认真阅读情境和六个公文的内容,注意材料之间的相互联系。
3.在处理每个具体文件时,请重点考虑以下内容;
(1)需要收集哪些资料;
(2)需要和哪些部门或人员进行沟能通。
(3)需要您的下属做哪些工作;
(4)应采取何种具体处理办法
(5)您在处理这些问题时的权限和责任。
4.问题处理可能出现不同的情况,针对不同情况给出相应的处理方法。
【公文处理表示例】
公文处理表
1.许诺对方三日内给出答复
2.联系相关部门进行磋商,制定应当方案。
3.将讨论的方案上报主管领导,等待上级批示。
【公文一】
类别:电话录音
发件人:李秀丽董事长兼总经理
收件人:王飞人力资源部经理
小王:
现在己是11月下旬了,距离新年、春节前的礼盒销售旺季己越来越近。我在前天召开的各部门经理会上给各位部门经理分配了任务,想让大家回去后对各个部门的下属透个信,看看下属中有哪些人愿意去外埠市场去闯一闯。相关待遇与补助标准均较本地相同岗位至少高出30%。
但大家的反馈却出乎我的意料:几乎所有人均以种种说法表明了自己不愿意去外地工作的理由。这种在企业内部如此大范围存在人才难以实现横向调动的情况,说明了我们在整合人力资源存量方面的局限。
我希望你在目前应抓实最核心、最急近的工作:抓紧招聘最好的有同行业工作经验的分公司管理人员、营销区域主管以及相关配套人员。希望你通过短时实用性培训,争取在11月份底能将培训达标人员派驻到外埠供职。
下周我将再次召开中层管理人员工作会议,将重点商讨和布署新开辟市场的相关准备工作。我希望在此之前能听到你详细的工作汇报。
【公文二】
类别:电子邮件
发件人:刘娜招聘主管
收件人:王飞人力资源部经理
王经理,你好!
前一段时间企业出于向互联网营销转型的拷量,提前步署人力资源部招聘了一批应届本科毕业生。这些本科生中按专业划分,有学食品专业的,也有学工商管理专业的,还有学计算机和市场营销专业的,按学科划分,有文科的,也有理工科的;按性别划分,有男生,也有女生;按性别分,有内向性格的,也有外向性格的。
按照专业对口以及人员岗位相互匹配的原则,准备把他们分别按排到技术部、销售部、生产部和总经理办公室。然而,学营养学的,学计算机的毕业生不愿意意去技术部、学工商管理专业的不愿意去总经理办公室,学市场营销专业的不愿意去销售部。这就造成了专业与就业,个人特质与岗位匹配的错位现象。于是,有的理工科毕业生不原意去生产部,却愿意去总经理办公室,认为在寻里可以经常接近领导有利于个人升迁。有的内向型性格的毕业生却愿意去销售部,认为可以获得出差的机会,收入也不会低。而稳中有降部门对于毕业生即有争抢的,也有推诿的。乱象丛生。
我刚调到人力资源部工作不久,没有经验,希望您帮我拿个主意!
刘娜11月20日
【公文三】
类别:便函
发件人:王小倩培训主管
收件人:王飞人力资源部经理
王经理,您好!
我们计划从上海引进几套很先进、但计算机编程系统很复杂的功能性果汁生产设备,设备即将运抵,技术部准备选派5名技术人员去上海学习设备的操作使用方法。但由于这5名技术人员在计算机编程系统方面的基础比较薄弱,这在学习生产厂家的新设备使用培训时讲显得力不从心。因此,我们提前安排增强技术人员计算机基础编程方面的知识培训就显得格外必要和迫切。
我们之前选择了一家培训机构,已对5名技术人员进行了半个月的计算机基础编程培训,但由于缺乏培训前、培训中、培训后的评估,针对性培训效果很不理想。
技术部决定安排他们去计算机学校参加外语强化培训,培训时间为1个月,每人培训费用为3500元。这项计划已经上报人力资源部。可是刚刚得知,财务部不同意支付培训费用,理由是事先没有上报培训经费预算。希望您出面协调一下。
王小倩 11月20日
【公文四】
类别:电子邮件
发件人:刘倩绩效主管
收件人:王飞人力资源部经理
王经理,您好!
根据发展规划,我们公司准备在下半年实施目标管理绩效考核方案,从本月初要求各部门负责人和员工一起制定员工下半年的工作目标管理绩效考核方案。按计划这项工作应该在本月20日前完成。然而,我与人力资源部的同事对这项工作进程检查后发现,全公司10个部门中只有4个部门完成了绩效考核方案制定,多数部门没有着手绩效考核方案制定。我们督促各部门加快工作进度,但是这些部门负责人说员工抵触情绪很大,工作不好开展。我很着急,想请您过问此事。
刘倩 11月20日
【公文五】
类别:便函
发件人:孙强薪酬福利主管
收件人:王飞人力资源部经理
王经理,您好!
我们公司经济效益一直不错,员工固定薪酬也比较高。但最近发现销售部员工的工作积极性不高,任务完成的不好,据初步分析这可能与薪酬结构有关系。销售部员工的固定薪酬部分占薪酬总额的85%,福利及浮动薪酬部分占薪酬总额的15%,根据外部市场薪酬可比性调查的统计分析。我们公司销售人员的薪酬水平及固定薪酬的数额及比例在市场上处于75分位,但员工对薪酬满意度并不高,工作状态也比较涣散。根据绩效工资偏低,会使薪酬的激励作用降低,这在一定程度上会削弱销售部员工的工作动力。我把情况汇报给您,希望听取您的意见。
孙强 11月2日
【公文六】
类别:电子邮件
发件人:曾娟劳动关系主管
收件人:王飞人力资源部经理
王经理:
包装车间的一名员工平时工作表现不错,但最近因为加班费问题曾经向所在车间、生产部和人力资源部反映情况。生产部和人力资源部进行了调查,并上报了主管领导,根据主管领导的批复,对这名员工给予了正式答复。但是这名员工不同意处理意见,已经向劳动争议仲裁委员会申请仲裁,仲裁委员会已经受理申请,并向我公司发出答辩通知。应如何处理,请您指示。
曾娟 11月21日
公文一处理表
回复方式:电子邮件
回复内容:
1.依据战略调整部署,重新做出适合厂家直营模式下的分公司管理人员、营销区域主管以及相关配套人员的岗位说明书。
2.由人力资源部牵头,业务部门阐述需求,双方商量,最后人力资源部写出上述岗位说明书。
3.授权招聘专员调查同业职业经理人的分布情况,充分利用各种招聘渠道。
4.授权招聘专员调查本企业内部人员的构成情况,搞清不愿意去外阜工作的原因,对症下药。
5.授权招聘专员拟定招聘简章,做出招聘计划。重要的是:
(1)时间进度:5天时间所需人员到达指定岗位。
(2)招聘渠道:市场、企业内部
6.授权培训专员做出新的培训计划并组织培训。主要包括:
(1)培训对象:新进企业三类人员
(2)培训时间:2天
(3)培训内容:按照岗位职责、胜任特征拟定。
7.授权薪酬专员做出新的薪酬制度及工资标准。包括:分公司管理人员、营销区域主管以及相关配套人员的薪酬制度及工资标准。
8.授权劳动关系专员准备好劳动合同文本。
9.两天后听取招聘专员、培训专员、薪酬专员、劳动关系专员的工作汇报,及时掌握各项工作的进展情况。其中:招聘工作最为重要。
10.监督检查各项工作的进展情况,及时提供各种服务。实现时间控制在7天以内的工作目标。
11.安排招聘专员将新进的三类人员送到指定工作岗位,并与工作岗位负责人做好衔接工作。
公文二处理表
回复方式:电子邮件
回复内容:
1.人力资源部邀请技术部、销售部、生产部和总经理办公室的领导,召开联席会议。主要是摸清新进大学生(以下简称新人)的具体情况。
2.具体事项需要事先拟定计划。包括:
(1)会议主题
(2)参会人员
(3)达到的目的
3.召开由新人代表参加的座谈会,了解其需求,找到症结所在。
4.综合各部门和新人代表的意见,找到利益共同点与差距,再寻求解决办法。
5.依据原招聘简章、签订的劳动合同,与新人进行沟通,强调劳动合同的法律强制性。此项,请劳动关系管理专员配合。
6.若新人不配合,可以按劳动合同的相关规定处理。
公文三处理表
回复方式:电子邮件
回复内容:
1.外语培训属于一般性培训,费用应由员工本人承担。所以,不涉及与财务部的协调问题。
2.请你把“计算机基础编程”培训工作写出总结报告,2天内提交上来。
3.针对上次“计算机基础编程”培训效果不理想的情况,要认真查找原因,加强培训工作的组织科学性。
4.请你重新编写“计算机基础编程”培训计划。重点做好:
(1 )培训前需求调查
(2)培训中效果监控
(3)培训后效果评估
5.注意配套措施的跟进及培训结果的应用,及时存档。
公文四处理表
回复内容:
1.以人力资源部的名义邀请没有完成绩效考核方案制定的6个部门领导,召开沟通会议。事先我亲自与各位领导打招呼,寻求支持。
2.拟定一份邀请开会通知,亲自送到6个部门并确认能够出席会议。
3.邀请开会通知书要载明以下事项:
(1)会议主题
(2)时间、地点、参加人
(3)预期达到的效果
4.有必要与培训专员一起商讨对“各部门领导”进行培训。培训主题:如何与员工进行绩效目标管理的沟通。
5.重新审核员工“目标管理方案”的可达成性与先进性的关系,确保目标管理不脱离实际。
6.调查了解员工抵触的原因,对症下药。
7.给出时间表,动态跟踪6个部门“目标管理方案”的进展情况,及时报告。
公文五处理表
回复内容:
1.我公司薪酬在外部市场处于75分位,说明已经具有竞争力。
2.目前问题是薪酬结构不合理,员工对薪酬满意度并不高,应调整。
3.请你与绩效专员一起探讨薪酬制度调整方案。在总成本约束线下,将原有岗位薪酬制调整为绩效薪酬制。
4.做好定额管理与绩效考评工作,直接与相关专员协商,请予配合。
5.调整好的绩效薪酬制度,应征求销售部门意见,再行沟通反复论证。
6.同时,做一份《绩效薪酬制度》问卷调查,应以80%销售员满意的结果作为衡量制度公平性的标准。
公文六处理表
回复内容:
1.积极配合仲裁委员会,态度要诚恳,明确答复参加答辩。
2.通知有关各方,提前做好答辩的各项准备工作。
3.协调员工所在车间、生产部进行事实的再次核实,准备好举证材料。
4.参加答辩前,进一步熟悉相关法律法规,做好应答的法律准备。
5.参加答辩中,应以事实为依据,法律为准绳,表现出公司良好的道德形象和职业化水准。
6.提醒以后工作,相关举证证据要妥善存档保留。
暂无解析。