PMP^®认证培训项目采购管理：管理采购

12.3 管理采购

管理采购是管理采购关系、监督合同绩效以及采取必要的变更和纠正措施的过程（见图 12-6 和图 12-7）。买方和卖方都出于相似的目的而管理采购合同。任何一方都必须确保双方履行合同义务，确保各自的合法权利得到保护。管理采购过程旨在确保卖方的绩效达到采购要求，并且买方也 按合同条款履约。合同关系的法律性质，要求项目管理团队清醒地意识到其管理采购的各种行动的法律后果。对于有多个供应商的较大项目，合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的界限。

由于组织结构不同，许多组织把合同管理当做与项目组织相分离的一种管理职能。虽然采购管理员可以是项目团队成员，但他通常向另一部门的经理报告。对于为外部客户实施项目的卖方（也是执行组织），情况通常都是这样的。

在管理采购过程中，需要把适当的项目管理过程应用于合同关系，并把这些过程的输出整合进项目的整体管理中。如果项目有多个卖方，涉及多个产品、服务或成果，这种整合就经常需要在多个层次上进行。需要应用的项目管理过程包括（但不限于）：

指导与管理项目执行（见 4.3 节）。授权卖方在适当时间开始工作。

报告绩效（见 10.5 节）。监督合同范围、成本、进度和技术绩效。

实施质量控制（见 8.3 节）。检查和验证卖方产品是否符合要求。

实施整体变更控制（见  4.5  节）。确保合理审批变更以及相关人员都了解变更的情况。

监控风险（见 11.6 节）。确保合理减轻风险。

在管理采购过程中，还需要进行财务管理工作，监督向卖方的付款。该工作旨在确保合同中的支付条款得到遵循，并按合同规定确保卖方所得的款项与实际工作进度相适应。向供应商支付时，需要重点关注的一个问题是，支付金额要与已完成工作紧密联系起来。

在管理采购过程中，应该根据合同来审查和记录卖方当前的绩效或截至目前的绩效水平，并在必要时采取纠正措施。可以通过这种绩效审查，考察卖方在未来项目中实施类似工作的能力。在需要确认卖方未履行合同义务，并且买方认为应该采取纠正措施时，也应进行类似的审查。管理采购还包括根据合同终止条款来管理合同工作的提前终止（因便利或违约）。

在合同收尾前，经双方共同协商，可以随时根据合同的变更控制条款对合同进行修改。这种修改并不总是同样有利于买卖双方。

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