PMP^®考试资料：项目沟通管理脉络解读

8.2.2 项目沟通管理脉络解读

PMBOK^®涉及了项目沟通管理的4个过程：沟通计划编制、信息发送、绩效报告和行政收尾。这4个过程与所谓的PDCA（Planning,Doing,Checking,Action）流程的精神是一致的。沟通计划编制的目的是通过对项目干系人信息需求的正确分析与理解，结合项目自身的特点，制订出一份尽量满足各项目干系人信息需求的沟通管理计划。而让项目团队对项目目标有一个统一、清晰的认识是这一阶段沟通的重点。随着项目进展，项目各方需要及时了解项目的进展情况，这就是信息发送的任务。很自然，项目的评估或者绩效报告是接下来的流程，这一流程将一个项目的进展情况和绩效同该项目计划的进展情况和绩效进行评价对比。项目评估的结果对项目的所有决策（包括项目变更）形成支持。最后，当项目或项目阶段达到目标后，项目需要一个收尾。在这一流程，项目团队需要得到客户对（项目）产品的正式认可和验收。此外，经验教训需要加以总结，团队成员需要重新安置，最后项目可以落下帷幕了。

1.沟通计划编制（Communications Planning）

沟通计划编制是项目沟通管理的第一个过程，其核心是了解项目干系人需求、制订项目沟通计划。对于大多数项目，沟通计划的大部分工作应在项目的前期阶段完成。而沟通计划本身并不是一成不变的，通常在项目进行过程中，要随时对其进行检查和修订（如有需要），以确保它的持续有效性。

因为项目的组织结构对项目沟通要求有重大影响，因此，沟通计划常常是与组织计划紧密联系在一起的。

在制订沟通管理计划时，最重要的工作就是对项目干系人的信息需求进行详细的分析、评价、分类，通常这些信息要求的总和就是项目的沟通需求。

注意：沟通需求一般是动态的，它随着项目的进展，可能会发生某些变化。在制订沟通管理计划时，除了核实沟通需求外，还要考虑沟通技术、项目假设和项目约束条件。

沟通管理计划作为这一过程的惟一输出，它通常也是整个项目计划的一个附属部分。

2.信息发送（Information Distribution）

信息发送是指将需要的信息及时地传送给项目干系人，包括实施沟通管理计划以及对突发的信息请求（RequestforInformation）作出反应等。沟通管理计划、项目计划和工作结果是这一过程的输入。而进行信息发送通常需要借助于一定的技巧，也就是沟通技巧，一般我们还会有一个信息发送系统和一个信息检索系统。沟通技巧、信息发送系统和信息检索系统是PMBOK^®使用的三种信息发送工具和方法。

可以说，及时有效地发送项目干系人所需要的信息是项目沟通的关键，而信息交流通畅往往是项目成功的基础。

3.绩效报告（Performance Reporting）

绩效报告是一个收集和发布绩效信息的动态过程。项目干系人通过经常审视绩效报告，可以随时检查项目的最新动态和进展，探索项目的发展趋势，及时发现项目进行过程中所存在的问题，从而有的放矢地制定和采取必要的纠偏措施。如同信息发送一样，制定绩效报告的依据也包括项目的工作结果和项目计划，而其他项目记录（文件）也不可少。绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析是制定绩效报告的常用工具和技术。

注意：辨别与理解这些概念非常重要，这些可是PMP^®考内容哟！

好了！几经反复，绩效报告终于成型；但别忘了，变更请求可能伴随左右。

4.行政收尾（Administrative Closure）

整个项目或项目阶段达到预定目标，或因其他原因而中途终止后，项目即告结束。

项目的结束，也称行政收尾，它是通过某种方式评价或鉴定项目所取得的成果，并提供整个项目完整的文档资料，来接受项目主要干系人（发起人、委托人或顾客等）正式验收项目或产品。

行政收尾前必须提供的资料包括：绩效度量文档资料、（项目）产品文档资料以及其他的项目相关记录材料（项目最终的设计书、项目工期、项目成本和效益分析等）。

注意：项目的行政收尾不可随便拖延；而在项目进行过程中，各个阶段之间的衔接都应以上一阶段的正常结束来转换，以确保与项目相关的重要和有用的信息不被丢失。

在进行行政收尾的时候需要用到绩效测量文档、项目产品的文件资料以及所有的其他项目记录。

经过行政收尾的过程，项目就可以正式结束，对项目的所有文件进行归档索引，总结经验教训必不可少。

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